Jak rozliczać faktury w e-commerce, by nie przepłacać za księgowość?

Sprzedaż online przyciąga wielu przedsiębiorców – oferuje elastyczność i szeroki dostęp do klientów. Jednocześnie prowadzenie e‑commerce wiąże się z konkretnymi obowiązkami podatkowymi i księgowymi, które mogą być trudne do oceny na początku działalności.

Nieprawidłowe rozliczenia skutkują nie tylko dodatkowymi kosztami, ale także ryzykiem kontroli podatkowej. Dlatego warto znać zasady rozliczania faktur i podatków w handlu internetowym oraz wiedzieć, jak zoptymalizować koszty księgowości.

Czy każda sprzedaż wymaga pełnej księgowości?

Nie każda sprzedaż wymaga prowadzenia pełnej księgowości. W praktyce sposób rozliczania zależy głównie od skali sprzedaży oraz tego, czy prowadzisz działalność okazjonalną, czy powtarzalną i zorganizowaną działalność gospodarczą.

Sprzedaż okazjonalna

Dotyczy sytuacji, gdy sprzedajesz sporadycznie – np. pojedyncze aukcje na platformach takich jak OLX, Vinted czy Allegro, rękodzieło, własne wyroby hobbystyczne lub używane przedmioty z domu. O kwalifikacji sprzedaży decyduje nie liczba transakcji, lecz ich powtarzalność, zorganizowany, ciągły charakter i cel zarobkowy.

W takim przypadku:

• nie ma obowiązku prowadzenia księgowości ani ewidencji działalności gospodarczej; dla celów dowodowych warto jednak zachować prosty rejestr przychodów
• rozliczasz przychód w PIT rocznym PIT‑36) jako inne przychody,
• jeżeli sprzedajesz rzeczy używane i minęło od zakupu co najmniej 6 miesięcy, często nie powstaje obowiązek podatkowy.

Sprzedaż cykliczna i biznesowa

Gdy prowadzisz regularną sprzedaż lub planujesz rozwój biznesu, sytuacja wygląda inaczej:

• każda transakcja powinna być odpowiednio udokumentowana fakturą lub rachunkiem,
• obowiązkowe jest prowadzenie ewidencji kosztów i przychodów,
• konieczny jest wybór formy działalności gospodarczej,
• należy wybrać formę opodatkowania,
• należy uwzględnić składki ZUS i ubezpieczenia,
• pełna księgowość nie zawsze jest konieczna od początku – często obowiązuje dopiero po przekroczeniu ustawowych limitów.

Jak to wygląda w praktyce?

W przypadku podatników VAT należy księgować VAT należny i naliczony oraz prowadzić odpowiednie raporty dla urzędu skarbowego (w tym dla sprzedaży zagranicznej – np. VAT OSS).

W praktyce oznacza to, że pełna księgowość lub uproszczona księgowość (KPiR lub ryczałt) jest wybierana w zależności od skali działalności i obowiązków podatkowych.

Praktyczna wskazówka od Solitax:
Już od pierwszych transakcji warto ustalić system księgowy, nawet jeśli sprzedajesz niewielką liczbę produktów. Dzięki temu:

• łatwiej będzie monitorować przychody i koszty,
• przy późniejszej rozbudowie sklepu nie będziesz musiał przestawiać całej ewidencji, co bywa czasochłonne i kosztowne,
• łatwiej będzie wybrać optymalną formę opodatkowania.

przy współpracy z biurem rachunkowym Solitax możesz od razu wdrożyć automatyzację fakturowania i raportowania VAT, co redukuje koszty księgowości nawet przy dużej liczbie transakcji.

Przykład:
Jeżeli w miesiącu sprzedajesz 50 produktów, a każda transakcja generuje fakturę z VAT, samodzielne księgowanie może zająć kilka godzin dziennie. Biuro rachunkowe dla e-commerce, takie jak Solitax, może zautomatyzować ten proces, księgować faktury zbiorcze – dzięki temu Twój koszt obsługi księgowej staje się przewidywalny i często niższy niż przy samodzielnym prowadzeniu ewidencji.

Jak wybrać formę opodatkowania w e‑commerce?

W e‑commerce najczęściej stosuje się trzy formy opodatkowania:

1. Skala podatkowa – podatek progresywny 12-32%, możliwość korzystania z ulg podatkowych i wspólnego rozliczenia z małżonkiem.
2. Podatek liniowy 19% – stała stawka podatku bardziej korzystna przy wyższych dochodach.
3. Ryczałt od przychodów – stawki 2-12% (dla sprzedaży towarów w e‑commerce najczęściej 3%), przy uproszczonej księgowości I bez rozliczania kosztów.

💡 Porada od Solitax: dobór formy opodatkowania warto skonsultować z biurem rachunkowym. Dzięki temu:

• poznasz przyszłe obciążenia podatkowe.
• Dostosujesz system księgowy do skali sprzedaży.

Kiedy w e‑commerce potrzebna jest kasa fiskalna?

Nie każda sprzedaż online wymaga posiadania kasy fiskalnej. Obowiązek jej stosowania zależy przede wszystkim od rodzaju sprzedawanych produktów, formy sprzedaży oraz rocznych przychodów.

W wielu przypadkach możliwe są zwolnienia, gdy:

• sprzedaż odbywa się wyłącznie na rzecz przedsiębiorców (B2B),
• zapłata następuje w całości na rachunek bankowy,
• prowadzona jest ewidencja umożliwiająca identyfikację nabywcy,
• roczny obrót na rzecz osób fizycznych nie przekracza ustawowych limitów (20 000 zł).

Kasa fiskalna jest konieczna głównie przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności (B2C), zwłaszcza przy wybranych grupach produktów, takich jak: sprzęt elektroniczny, części samochodowe, sprzęt fotograficzny czy perfumy I wody toaletowe.

Dlaczego warto planować fakturowanie od początku?

Już od pierwszych transakcji warto mieć ustalony system fakturowania. Dobrze zaplanowany proces pozwala:

• minimalizować inwestycje w kosztowną kasę fiskalną,
• automatycznie księgować przychody, rabaty i ewentualne promocje,
• ułatwić późniejsze rozliczenia z VAT i PIT.

W tym kontekście wsparcie biura rachunkowego specjalizującego się w e-commerce, np. Solitax, może okazać się kluczowe. Profesjonalne biuro:

• wskaże, które transakcje wymagają ewidencji paragonowej,
• doradzi przy wyborze urządzenia fiskalnego tylko dla wymaganych kategorii sprzedaży,
• wdroży procedury automatyzujące raportowanie i księgowanie.

Sprzedaż zagraniczna a kasa fiskalna

Sprzedaż do klientów w UE nie wymaga posiadania kasy fiskalnej. Trzeba jednak pamiętać o rozliczeniu VAT zgodnie z pakietem e-commerce. Dzięki systemowi VAT OSS możesz centralnie rozliczać podatek w Polsce, nawet jeśli sprzedajesz do wielu krajów unijnych.

✅ Podsumowanie:
Nie każda sprzedaż w e-commerce wymaga inwestycji w kasę fiskalną. Najważniejsze jest:

• określenie rodzaju sprzedawanych produktów,
• forma sprzedaży (B2B vs B2C),
• monitorowanie rocznych przychodów.

Dzięki temu możesz optymalnie zaplanować ewidencję, zminimalizować koszty i uniknąć ryzyka kar finansowych.

Faktury krajowe i zagraniczne

Przy sprzedaży w Polsce wystawiasz fakturę z VAT. VAT należny rozliczasz z urzędem skarbowym, natomiast wartość brutto trafia na konto rozrachunkowe z odbiorcami. System księgowy powinien automatycznie rozdzielać kwoty netto i VAT.

Dzięki temu każda transakcja jest odpowiednio udokumentowana, a księgowość pozostaje przejrzysta. Już na tym etapie warto mieć system lub biuro rachunkowe, które automatycznie rozdzieli VAT od przychodów.

Sprzedaż zagraniczna wymaga uwzględnienia specyfiki VAT w zależności od rynku.

• UE (B2C) – jeśli sprzedaż przekracza 10 000 euro netto, możesz skorzystać z VAT OSS, czyli rozliczać wszystkie kraje UE w jednej deklaracji w Polsce. To znacznie upraszcza księgowanie i zmniejsza ryzyko błędów.
• Eksport poza UE – sprzedaż objęta jest stawką VAT 0%, jednak konieczne jest posiadanie dokumentacji potwierdzającej wywóz towaru.
• Import spoza UE – przy sprowadzaniu produktów nalicza się cło i VAT, który możesz odliczyć, jeśli jesteś podatnikiem VAT.

💡 Porada od Solitax: biuro rachunkowe specjalizujące się w e-commerce pomoże automatyzować rozliczenia VAT, zarówno dla sprzedaży krajowej, jak i zagranicznej. Dzięki temu ograniczysz ryzyko błędów, nieprzewidzianych kar i zoptymalizujesz proces księgowania.

Jak zmniejszyć koszty obsługi księgowej w e-commerce?

Obsługa księgowa w e-commerce nie musi być droga, jeśli zastosujesz kilka sprawdzonych rozwiązań. Już na etapie planowania warto pomyśleć o optymalizacji kosztów, bo oszczędności sumują się z miesiąca na miesiąc.

Jednym z najprostszych sposobów jest stała opłata miesięczna zamiast płatności za każdą fakturę. Dzięki temu możesz przewidzieć koszty księgowości, niezależnie od ilości transakcji i sezonowych wzrostów sprzedaży.

Warto też korzystać z usług profesjonalnego biura rachunkowego dla e-commerce. Eksperci zajmują się m.in.:

• rozliczeniem VAT w procedurze unijnej,
• optymalizacją wydatków na marketing,
• przygotowaniem dokumentacji do kontroli skarbowych,
• doradztwem w zakresie przesyłania dokumentów i wyboru najbardziej efektywnej metody księgowania.

Dodatkowo, można rozłożyć koszty inwestycji – np. zakup towaru, surowców czy usług hostingowych – na raty. Takie podejście pozwala zmniejszyć bieżące obciążenia finansowe, a jednocześnie nie hamuje rozwoju biznesu.

💡 Porada od Solitax: nawet niewielkie sklepy online zyskują na uporządkowanej księgowości. Dobrze dobrana forma współpracy z biurem rachunkowym pomaga kontrolować wydatki, a przy tym zachować porządek w fakturach i podatkach.

Ile kosztuje księgowość sklepu internetowego?

Koszty obsługi księgowej w e-commerce zależą od skali działalności, liczby transakcji oraz zakresu usług, które będą realizowane przez biuro rachunkowe. Poniższe kwoty mają charakter orientacyjny – aby poznać dokładną wycenę dopasowaną do Twojego sklepu, najlepiej skontaktować się z naszym biurem.

Dla małych sklepów z kilkunastoma fakturami miesięcznie obsługa księgowa zazwyczaj wynosi 300-600 zł/miesiąc. To rozwiązanie sprawdza się przy ograniczonej liczbie dokumentów i prostych rozliczeniach VAT.

Średnie firmy e-commerce, które generują większą liczbę transakcji, mogą liczyć się z kosztami w przedziale 800-1500 zł/miesiąc. W tym przypadku istotne jest już prowadzenie pełnej księgowości, uwzględniającej zarówno przychody, jak i koszty działalności.

W przypadku dużej sprzedaży krajowej i zagranicznej, gdzie pojawiają się procedury VAT w UE lub rozliczenia eksportowe, koszty mogą sięgać kilku tysięcy złotych miesięcznie. Rozbudowana księgowość obejmuje wówczas ewidencję faktur, dokumentację do kontroli skarbowych oraz rozliczenia w procedurach międzynarodowych.

💡 Porada od Solitax: przed wyborem biura rachunkowego warto porównać różne modele współpracy – stałą miesięczną opłatę, płatność za fakturę lub abonament. Solitax oferuje stabilne i przewidywalne ceny, dostosowane do potrzeb sklepów e-commerce, dzięki czemu możesz skupić się na rozwoju biznesu, zamiast na niespodziewanych wydatkach księgowych.

Jak zacząć współpracę z biurem rachunkowym w e-commerce?

Rozpoczęcie współpracy z biurem rachunkowym nie musi być skomplikowane – w Solitax cały proces jest prosty i przejrzysty. Dzięki temu Twoja księgowość będzie działała sprawnie, a Ty zyskasz czas na rozwój sklepu internetowego.

Oto jak wygląda cały proces:

• Pierwsza konsultacja – to moment, aby poznać nasz sposób pracy i dowiedzieć się, ile kosztuje obsługa Twojego sklepu. Możesz od razu zadać wszystkie pytania i ustalić, które obszary księgowości wymagają szczególnej uwagi.
• Umowa – po omówieniu szczegółów podpisujemy dokumenty, które formalnie rozpoczynają współpracę. Wszystko jest jasne i przejrzyste, bez ukrytych kosztów.
• Transfer dokumentów – jeśli dotychczas korzystałeś z innego biura rachunkowego, zajmiemy się przeniesieniem danych i uporządkowaniem faktur, tak by niczego nie zgubić.
• Gotowe – od tego momentu korzystasz ze wszystkich korzyści: rozliczenie faktur krajowych i zagranicznych, VAT OSS, optymalizacja kosztów marketingu, przygotowanie do kontroli skarbowych i stabilny system księgowy.

Efekt? Twoja księgowość działa sprawnie, koszty są przewidywalne, a Ty możesz skupić się na rozwijaniu sprzedaży i zwiększaniu przychodów.

💡 Skontaktuj się z nami i poznaj wycenę dopasowaną do Twojego sklepu