Zatrudnianie cudzoziemców w branży gastronomicznej – aspekty podatkowe i kadrowe

Niedobór pracowników w branży gastronomicznej sprawia, że restauracje, bary, kawiarnie i firmy cateringowe coraz częściej sięgają po wsparcie pracowników z zagranicy. Zatrudnianie cudzoziemców stało się w wielu lokalach nie tylko opcją, ale realną koniecznością umożliwiającą utrzymanie ciągłości działalności i obsługi klientów. Choć samo rozwiązanie jest powszechne i akceptowane, w praktyce wiąże się z szeregiem obowiązków formalnych, podatkowych i kadrowych, które należy spełnić, aby zatrudnienie było w pełni legalne i bezpieczne dla pracodawcy.

W gastronomii, gdzie rotacja kadry jest naturalnie wysoka, a tempo pracy intensywne, łatwo popełnić błąd wynikający z pośpiechu lub nieznajomości przepisów. Tymczasem błędy w zakresie legalizacji pobytu, rodzaju umowy czy rozliczeń podatkowych mogą skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi i prawnymi.

Kogo uznaje się za cudzoziemca w polskim prawie?

Z punktu widzenia polskich przepisów cudzoziemcem jest każda osoba, która nie posiada polskiego obywatelstwa. Oznacza to, że inne regulacje obejmują zarówno obywateli państw trzecich, jak i osoby pochodzące z krajów Unii Europejskiej. W praktyce jednak zakres obowiązków pracodawcy będzie inny w zależności od kraju pochodzenia pracownika.

Obywatele państw członkowskich UE, EOG oraz Szwajcarii mogą pracować w Polsce bez konieczności uzyskiwania dodatkowych zezwoleń, na takich samych zasadach jak obywatele polscy. Inaczej wygląda to w przypadku osób spoza Unii Europejskiej, w szczególności pracowników z Ukrainy, Białorusi, Gruzji czy krajów azjatyckich, którzy stanowią znaczną część personelu w polskiej gastronomii.

W ich przypadku niezbędne jest spełnienie dodatkowych formalności związanych z legalizacją pracy i pobytu.

Legalizacja pracy cudzoziemca w gastronomii

Podstawą legalnego zatrudnienia cudzoziemca jest posiadanie odpowiedniego tytułu pobytowego (np. wiza, karta pobytu, ruch bezwizowy) oraz dokumentu uprawniającego do wykonywania pracy na terytorium Polski. W branży gastronomicznej – gdzie rotacja pracowników bywa wysoka, a potrzeby kadrowe często zmieniają się dynamicznie – znajomość dostępnych form legalizacji pracy ma kluczowe znaczenie.

Najczęściej stosowane rozwiązania to:

• Zezwolenie na pracę – wymagane w większości przypadków, wydawane na wniosek pracodawcy i przypisane do konkretnego stanowiska oraz podmiotu zatrudniającego
• Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi – uproszczona procedura, najczęściej stosowana wobec obywateli wybranych państw (m.in. Ukrainy, Białorusi, Mołdawii, Gruzji), umożliwiająca krótkoterminowe zatrudnienie
• Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę – łączące prawo pobytu i wykonywania pracy na terytorium RP w ramach jednej decyzji administracyjnej

Dla pracodawcy oznacza to konieczność dopełnienia określonych procedur jeszcze przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca. Obejmuje to m.in. przygotowanie odpowiednich dokumentów, zgłoszenia do urzędów oraz pilnowanie terminów ważności zezwoleń. Niezależnie od skali działalności, wszelkie formalności muszą być realizowane z najwyższą starannością – nielegalne zatrudnienie wiąże się z wysokimi karami finansowymi oraz ryzykiem odpowiedzialności karnej.

Każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie. Znaczenie ma w szczególności:

1. obywatelstwo pracownika,
2. czas planowanego zatrudnienia,
3. zakres obowiązków i stanowisko,
4. forma współpracy (umowa o pracę, umowa zlecenie, B2B).

Właściwe dobranie ścieżki legalizacji pozwala uniknąć niepotrzebnych opóźnień i zabezpiecza zarówno pracodawcę, jak i pracownika przed konsekwencjami naruszenia przepisów.

Formy zatrudnienia a obowiązki podatkowe i składkowe

Pracowników zagranicznych w gastronomii można zatrudnić na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia, a w niektórych przypadkach także w ramach działalności gospodarczej. Każda z tych form wiąże się z innymi konsekwencjami podatkowymi oraz składkowymi – zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy.

W przypadku umowy o pracę obowiązują standardowe zasady dotyczące podatku dochodowego oraz składek ZUS, niezależnie od obywatelstwa pracownika. Pracodawca ma obowiązek odprowadzania zaliczek na PIT i pełnych składek ubezpieczeniowych, a pracownik podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń.

Przy umowach cywilnoprawnych sytuacja bywa bardziej złożona. Kluczowe znaczenie ma tutaj tzw. rezydencja podatkowa, czyli ustalenie, w którym kraju pracownik podlega opodatkowaniu od całości swoich dochodów. Jeżeli cudzoziemiec nie posiada w Polsce centrum interesów życiowych i przebywa w kraju krócej niż 183 dni w roku podatkowym, może zostać uznany za nierezydenta. Wówczas sposób opodatkowania jego wynagrodzenia może różnić się od standardowych zasad stosowanych wobec polskich pracowników.

W gastronomii, gdzie często zatrudnia się pracowników sezonowych lub czasowych, kwestia rezydencji podatkowej ma szczególne znaczenie i powinna być każdorazowo analizowana przez dział kadrowy lub biuro rachunkowe.

Obowiązki pracodawcy w zakresie kadr i płac

• zawarcie umowy zgodnej z warunkami wskazanymi w zezwoleniu na pracę lub oświadczeniu,
• zgłoszenie pracownika do ZUS w obowiązujących terminach,
• prowadzenie ewidencji czasu pracy, urlopów oraz nieobecności,
• prawidłowe naliczanie wynagrodzenia, dodatków, nadgodzin i składników zmiennych,
• terminowe odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczek na podatek dochodowy,
• przechowywanie dokumentów potwierdzających legalność pobytu i pracy cudzoziemca,
• kontrolowanie terminów ważności wiz, kart pobytu, zezwoleń na pracę oraz oświadczeń,
• zgłaszanie zmian, które mogą wpływać na legalność zatrudnienia (np. zmiana stanowiska, wymiaru czasu pracy, wynagrodzenia).

W gastronomii jednym z częstszych błędów jest nieświadome kontynuowanie zatrudnienia po upływie ważności dokumentu uprawniającego do pracy. Z prawnego punktu widzenia oznacza to już nielegalne powierzenie pracy, co może skutkować wysokimi karami finansowymi dla pracodawcy.

Dodatkowym wyzwaniem bywają bariery językowe oraz różnice kulturowe, które mogą wpływać na proces wdrożenia pracownika i codzienną komunikację w zespole. Dlatego warto zadbać o jasne procedury, zrozumiałą komunikację oraz – jeśli to możliwe – realne wsparcie organizacyjne już na etapie zatrudnienia.

Specyfika gastronomii – dodatkowe wyzwania

Zatrudnianie cudzoziemców w gastronomii różni się od innych branż ze względu na kilka czynników:

1. duża rotacja pracowników,
2. zmienne grafiki i nieregularne godziny pracy,
3. sezonowość (szczególnie w miejscowościach turystycznych),
4. częste zatrudnienie na krótsze okresy,
5. praca zmianowa i nocna.

Wszystko to sprawia, że prowadzenie dokumentacji kadrowej i prawidłowe naliczanie wynagrodzeń może być skomplikowane. Każdy błąd w ewidencji czasu pracy, nadgodzinach czy dodatkach może przełożyć się na nieprawidłowe rozliczenia podatkowe i składkowe.

Przykład z praktyki – restauracja w mieście turystycznym

Właściciel restauracji w nadmorskim mieście zdecydował się na zatrudnienie 8 pracowników z zagranicy na sezon letni. Część z nich posiadała ruch bezwizowy, część wizy turystyczne, a jedna osoba kartę pobytu wydaną w innym kraju UE.

Brak weryfikacji dokumentów i błędne założenie, że każdy dokument pobytowy umożliwia wykonywanie pracy, doprowadziły do kontroli i nałożenia wysokiej kary finansowej. Dodatkowo konieczne było skorygowanie deklaracji podatkowych i składek ZUS.

Sytuacji tej można było uniknąć dzięki wcześniejszej analizie dokumentów i wsparciu specjalisty ds. kadr i płac.

Dlaczego warto zadbać o profesjonalne rozliczenia?

Z perspektywy właścicieli lokali gastronomicznych, prawidłowe zatrudnianie cudzoziemców nie jest tylko kwestią formalną – to element bezpieczeństwa finansowego firmy. Błędy w legalizacji pracy, naliczaniu wynagrodzeń czy odprowadzaniu składek mogą prowadzić do strat, które dla mniejszych i średnich przedsiębiorstw bywają bardzo dotkliwe.

Dlatego tak istotne jest, aby kwestie kadrowe i podatkowe były prowadzone w sposób uporządkowany, zgodny z aktualnymi przepisami i dopasowany do specyfiki branży HoReCa.