Okulary na firmę Czy okulary korekcyjne mogą stanowić koszty przedsiębiorcy

Okulary na firmę to jeden z tych tematów, które regularnie wracają wśród przedsiębiorców pracujących przy komputerze, z dokumentami, w gabinecie, przy projektach technicznych albo przy obsłudze klientów. Pytanie jest proste: skoro okulary są potrzebne do pracy, czy można wrzucić je w koszty firmy?

Odpowiedź w większości przypadków nie jest korzystna dla przedsiębiorcy. Pomimo tego, że okulary korekcyjne i soczewki kontaktowe nie są wprost wymienione w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów podatkowych, organy podatkowe najczęściej uznają ich zakup za wydatek osobisty, związany ze zdrowiem przedsiębiorcy, a nie bezpośrednio z osiąganiem przychodów.

Okulary na firmę — czy można wrzucić je w koszty?

W praktyce podatkowej zakup okularów korekcyjnych przez przedsiębiorcę najczęściej nie jest uznawany za koszt uzyskania przychodu. Dotyczy to także sytuacji, w której przedsiębiorca faktycznie pracuje przy komputerze, analizuje dokumenty, przygotowuje projekty, prowadzi księgowość, obsługuje klientów albo wykonuje zawód wymagający dobrej ostrości widzenia.

Organy podatkowe zwracają uwagę, że bezpośrednią przyczyną zakupu okularów jest wada wzroku albo ochrona zdrowia. Taki wydatek ma więc charakter osobisty. Nie traci tego charakteru tylko dlatego, że przedsiębiorca używa okularów również podczas wykonywania czynności firmowych.

To podejście może wydawać się przedsiębiorcom nielogiczne, szczególnie jeśli bez okularów nie są w stanie komfortowo pracować. Jednak w interpretacjach podatkowych od lat powtarza się argument, że okulary korekcyjne służą przede wszystkim osobie, a nie firmie.

Kiedy wydatek może być kosztem uzyskania przychodów?

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wskazanych w art. 23 ustawy o PIT. Aktualny tekst ustawy można sprawdzić w Internetowym Systemie Aktów Prawnych Sejmu.

W praktyce oznacza to, że wydatek powinien spełniać kilka warunków jednocześnie. Musi być związany z działalnością, racjonalnie uzasadniony, właściwie udokumentowany i nie może mieć dominującego charakteru osobistego.

Dlaczego okulary korekcyjne zwykle nie są kosztem przedsiębiorcy?

Najważniejszy argument organów podatkowych dotyczy osobistego charakteru wydatku. Zakup okularów korekcyjnych wynika z indywidualnej potrzeby zdrowotnej przedsiębiorcy. Nawet jeśli przedsiębiorca wykorzystuje okulary podczas wykonywania pracy, to nie zmienia faktu, że okulary służą korekcji wzroku konkretnej osoby.

Fiskus podkreśla również, że wada wzroku nie powstaje z powodu prowadzenia działalności gospodarczej. Może dotyczyć zarówno przedsiębiorcy, jak i osoby nieprowadzącej firmy. Dlatego organy podatkowe traktują zakup okularów podobnie jak inne wydatki medyczne lub zdrowotne ponoszone przez przedsiębiorcę.

W praktyce oznacza to, że argument „pracuję przy komputerze, więc okulary są mi potrzebne do działalności” najczęściej nie wystarcza. Organy podatkowe uznają, że bezpośrednim celem zakupu jest ochrona zdrowia i poprawa komfortu widzenia, a nie uzyskanie konkretnego przychodu.

Co mówią interpretacje podatkowe?

Linia interpretacyjna w sprawie okularów korekcyjnych dla przedsiębiorcy jest zasadniczo niekorzystna. W interpretacji indywidualnej z 18 stycznia 2023 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej analizował sytuację doradcy podatkowego, który pracował przy komputerze i chciał wykorzystywać okulary w działalności. Organ uznał, że zakup okularów korekcyjnych nie stanowi kosztu uzyskania przychodów, ponieważ jest to wydatek o charakterze osobistym, związany z ochroną wzroku.

Podobne stanowisko pojawiło się w interpretacji indywidualnej z 7 listopada 2019 r. dotyczącej przedsiębiorcy świadczącego usługi stomatologiczne. Organ wskazał, że wydatki na badanie wzroku, okulary i soczewki są uwarunkowane stanem zdrowia przedsiębiorcy, niezależnie od faktu prowadzenia działalności gospodarczej.

Czy faktura na firmę wystarczy, żeby zaliczyć okulary do kosztów?

Nie. Faktura wystawiona na firmę jest ważnym dokumentem księgowym, ale sama w sobie nie przesądza o tym, że wydatek może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Kluczowe znaczenie ma charakter wydatku i jego związek z działalnością.

Jeżeli wydatek ma charakter osobisty, to nawet faktura z danymi firmy nie usuwa ryzyka podatkowego. W przypadku okularów korekcyjnych problem polega właśnie na tym, że organy podatkowe widzą w nich przede wszystkim wydatek zdrowotny, a nie firmowy.

Okulary dla przedsiębiorcy a okulary dla pracownika — to nie ta sama sytuacja

Warto odróżnić zakup okularów przez przedsiębiorcę dla samego siebie od refundacji okularów lub soczewek pracownikowi. W przypadku pracowników obowiązują przepisy BHP dotyczące stanowisk wyposażonych w monitory ekranowe.

Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Jeżeli zatrudniasz pracowników i chcesz uporządkować obowiązki związane z dokumentacją kadrową, badaniami, benefitami lub refundacjami, sprawdź także ofertę kadr i płac Solitax.

To oznacza, że refundacja okularów pracownikowi może być traktowana inaczej niż zakup okularów przez przedsiębiorcę dla siebie. Wynika bowiem z obowiązków pracodawcy, a nie z prywatnej decyzji właściciela firmy.

Czy soczewki kontaktowe można wrzucić w koszty działalności?

W przypadku przedsiębiorcy soczewki kontaktowe są oceniane podobnie jak okulary korekcyjne. Jeżeli zakup wynika z wady wzroku i służy korekcji widzenia przedsiębiorcy, organy podatkowe mogą uznać go za wydatek osobisty.

Nie oznacza to, że każdy przypadek jest identyczny, ale praktyczne ryzyko podatkowe jest wysokie. Sam fakt, że przedsiębiorca używa soczewek podczas pracy, nie wystarcza jeszcze do bezpiecznego ujęcia wydatku w kosztach.

Inaczej wygląda sytuacja pracownika, ponieważ po zmianach przepisów BHP pracodawca może mieć obowiązek zapewnienia nie tylko okularów, ale również szkieł kontaktowych korygujących wzrok, jeżeli wynika to z badań profilaktycznych i potrzeb pracy przy monitorze.

Kiedy przedsiębiorca może próbować bronić takiego wydatku?

W szczególnych przypadkach przedsiębiorca może uważać, że okulary nie są typowym wydatkiem osobistym, lecz są ściśle związane ze specyfiką działalności. Dotyczyć to może sytuacji, w której przedmiot zakupu nie służy zwykłej korekcji wzroku, ale pełni specjalistyczną funkcję związaną z wykonywanym zawodem.

Trzeba jednak wyraźnie oddzielić okulary korekcyjne od specjalistycznego wyposażenia ochronnego lub zawodowego. Inaczej oceniane mogą być na przykład okulary ochronne wymagane przy określonych pracach technicznych, laboratoryjnych lub produkcyjnych. W takim przypadku wydatek nie wynika z prywatnej wady wzroku, lecz z wymogów bezpieczeństwa lub specyfiki wykonywanej usługi.

Co zrobić, jeśli przedsiębiorca chce ująć okulary w kosztach?

Jeżeli przedsiębiorca mimo niekorzystnej praktyki chce zaliczyć okulary do kosztów, powinien działać ostrożnie. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest wystąpienie o indywidualną interpretację podatkową. We wniosku trzeba dokładnie opisać stan faktyczny: rodzaj działalności, sposób używania okularów, ich związek z przychodami oraz argumenty przemawiające za firmowym charakterem wydatku.

Interpretacja indywidualna nie gwarantuje pozytywnego rozstrzygnięcia, ale daje ochronę w konkretnej sprawie, jeśli przedsiębiorca zastosuje się do wydanej interpretacji. Przy wydatkach kontrowersyjnych jest to rozsądniejsze niż samodzielne ujęcie kosztu i oczekiwanie na ewentualną kontrolę.

Jak ująć temat w polityce kosztowej firmy?

Przedsiębiorca powinien mieć spójną politykę ujmowania wydatków w kosztach. Dotyczy to szczególnie wydatków granicznych, które mogą mieć jednocześnie element firmowy i prywatny. Okulary korekcyjne są właśnie takim przykładem.

W praktyce warto ustalić, które wydatki firma uznaje za bezpieczne, które wymagają dodatkowej analizy, a które nie powinny być księgowane bez interpretacji indywidualnej. Dzięki temu księgowość nie działa przypadkowo, a przedsiębiorca ogranicza ryzyko korekt, odsetek i sporów z urzędem.

Przy większej liczbie dokumentów i kosztów firmowych pomocne może być stałe wsparcie księgowe. Zobacz, jak Solitax prowadzi księgowość dla JDG i spółek.

Najczęstsze pytania o okulary w kosztach firmy

Podsumowanie: okulary w kosztach firmy — ostrożnie z rozliczeniem

Zakup okularów korekcyjnych przez przedsiębiorcę najczęściej nie powinien być automatycznie ujmowany w kosztach działalności gospodarczej. Mimo że okulary mogą być potrzebne do pracy, organy podatkowe zazwyczaj traktują je jako wydatek osobisty, związany ze zdrowiem i korekcją wzroku.

Inaczej należy analizować okulary lub soczewki dla pracowników, ponieważ w określonych sytuacjach ich zapewnienie wynika z przepisów BHP. Jeszcze inaczej można oceniać specjalistyczne okulary ochronne lub wyposażenie wymagane przez charakter wykonywanej pracy.

Jeżeli prowadzisz sprzedaż online i regularnie analizujesz koszty działalności, zobacz również, jak wygląda obsługa księgowa e-commerce w Solitax.

Jeżeli masz wątpliwości, czy konkretny wydatek możesz bezpiecznie zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, warto skonsultować go przed zaksięgowaniem. Przy kontrowersyjnych wydatkach dobrym rozwiązaniem może być również interpretacja indywidualna.